erp系统作业指导书（某企业erp系统设计报告）

发货回单拍照回传有用吗 某科技公司ERP系统使用作业指导书

1．目的

为使本公司ERP系统运行正常化与程序化特制订之。

2．范围

ERP系统所涉及到的所有部门（业务/工程/PMC/采购/品质/生产/IT/人力资源行政部/财务部）。

3．定义

ERP企业资源计划（Enterprise Resource Planning）

4．职责

业务部负责顾客要求的识别与评审，客户资料、成品报价、客户订单等数据的建立和维护。

工程部（研发）负责新产品的开发与试产安排，改良产品的首件 与确认，图面、物料编码及BOM的建立与完善，各类工程资料的 与发放，《工程更改通知单》的 与发放，与产品相关的标准的发放。

工程部参与理解《订单》的各项要求，负责产品生产流程与工艺标准的制定（含工时定额），生产中制程异常的分析与解决，设计改良方案的提出并报研发部确认，工具、夹具、治具的设计与 ，《工装夹具清单》的 与发放。

PMC部（生管，物控，仓库）负责《订单》需求消化；物料需求，工单等资料的建立和维护并分发相关工单到研发部与工程部、品质部、生产各车间、仓库、采购部； 负责生产计划（含试产计划）

的安排和控制，物料计划的安排和控制；原材料、成品出入库严格管理及其资料的建立和维护。

采购部负责供应商资料、材料报价、采购单等数据的建立和维护，物料的采购及其交期的控制，协助品管搞好供方交货的品质。

品质部负责按生产订单检验标准的实测，负责生产首件的确认和针对生产物料、成品及半成品的品质检验工作。（ERP中仅限IQC检验。）

生产部负责生产计划的落实，生产进度和品质的控制，生产过程的物料领退料，半成品/产成品入库开单的管理与维护。（暂未设ERP站点）

人力资源行政部ERP相关使用人员信息的提供，部门间的协调沟通。

财务部负责收付账款的维护，产品成本的核算及维护（控制车间用料尽量以每一张工单为准，从材料成本和标准工时两方面管控），日常凭证的建立和维护。

IT部负责操作权限的分配，系统异常的处理， 环境维护，根据公司要求系统凭证、报表的个性化设置及管理，erp系统的后期维护。

目前ERP必须录入单据如总单据流

5．作业程序说明

5.1 报价作业

5.1.1 客户以邮件或传真的方式将图纸及要求发给业务员，营销部业务员负责与顾客进行沟通，并将图纸及具体要求转发给技术部。

5.1.2 如需要产品开发，将顾客所需新开发样品信息 《开发项目建议书》交给技术部； 如需 量产产品改进样品（B2类订单），将顾客所需样品信息 《新样板生产指令单》交给技术部；由技术部评估是否能达到客户要求，是否能够开模，评估后由技术把是否能够达到客户要求能否开模通知业务，由业务把信息反馈给客户。

5.1.3 若能够达到客户要求，由技术部按照《样品管理规定》 样品，并将 好的样品交营销部，营销部业务员接到技术部做好的样品寄给顾客确认，业务员对样品进行跟踪记录。

5.1.4 送样后客户确认样品可以进行报价，由业务员向技术部索取BOM表进行报价（报价单需由总经理审核），报价完成后由业务跟单员在30分钟内把报价资料输入ERP系统。

5.2 订单处理作业

5.2.1 订单评审

市场接到客户订单后，营销部业务员将顾客原始订单进行识别分类（A标准量产订单；B需改进后量产订单（B1类订单指性能不改变，仅外观、颜色、包装等更改的；B2类订单指性能改变的）；C全新开发产品主订单），根据分类做好《订单评审表》分发给生产部PMC或技术部评审，由技术部确认图面、BOM资料，评审OK后，是新型号时由技术部绘制图面，编制新料号， 新BOM，并交由BOM文员将相关资料录入ERP系统，BOM文员需在新料号及新BOM表从该部门流出后半个工作日内完成系统录入动作）。评审表流经物控（会同采购）确认材料交期后交生管确认交货日期（A当顾客要求的交货日期明确时，营销部发出《订单评审表》时，填在《订单评审表》上的交期不是顾客的交期，而是在顾客交期的基础上提前4天，以此日期交给生产部PMC组进行订单评审.B当顾客没有明确的交期时，营销部在《订单评审表》上不填写交期，并加以备注. 以PMC组评审回来的交期加上4天为顾客的交期，将PI发给客户确认。）

5.2.2 订单下达

由营销业务员根据《订单评审表》上的交期 《Proforma Invoice》回复客户交货日期且客户同意交货日期后，在确认约定的付款条件得到有效执行后，由业务员在30分钟内将订单资料录入ERP系统，依并打印出交总经理批准，订单批准后开始生效，下达给生管安排生产，营销部业务员按与顾客签订的订单要求对订单进行跟进。

5.3 物料编码

订单评审过程中涉及新产品（或旧产品改良中涉及到新物料等）采用前必须进行物料的编码动作，由技术部负责按产品承认规格书依据现有物料编码原则编制新料号（编码原则未涉及到部分则同步维护编码原则），编制完成后，以料号发行通知单形式会签采购，PMC后经研发经理核准后分发各相关部门，BOM文员则依据此单半小时内于ERP进行相应的商品信息建立作业。

5.4 BOM 及ECN变更

5.4.1 BOM 技术部IE根据研发人员发出新机种之材料清单及所提供之样品，依据BOM分层原则绘制出BOM结构图及详列出相应物料清单经技术经理核准后发行，BOM文员收到后2小时内完成ERP产品结构（BOM）建立作业（生效日期尽量大于当前日期），准确完成后交由IE校核，校核完成后将生效日期改回当天...（目前易助ERP系统无BOM审核功能）

5.4.2 ECN变更

因生产过程中产品品质改良，呆料代用等需求经批量测试ok后由研发发出规定格式之纸质ECNltlt工程变更通知单gtgt，会签相关物流，品质部门，先后研发经理审核，总经理批准后分发各相关部门，BOM文员2小时内于ERP系统中变更更新旧有BOM.其它相关部门若有任何要求R/D修改BOM之需求，均可填写ECRltlt工程变更申请单gtgt给技术部确认，确认可行则执行ECN变更流程。

5.5 物料需求计算

PMC部物控人员接到营销部订单后，先查成品库存量。若库存量大于《订单》中产品数量，则通知营销部填写《发货申请单》（ERP销货单）交仓库安排出货。若库存量小于《订单》中产品数量，则PMC依据订单及BOM结合当前的库存状况、生产状况在ERP系统物料需要模块选择合适展算公式进行物料需求分析，得出物料的实际需求量，及相应的生产工单/委外单或采购底稿建议，PMC据实际状况对相关建议（如数量及交期）进行维护，确认无误后打印出需求分析建议，会签采购/生产并依次交部门主管审核，核准后由物控发放采购底稿/工单/委外单/，以系统短信形式通知相关部门人员，并把签核后的采购底稿交采购。

对客供物料部分，营销部通知技术部加入BOM之客供物料（ BOM时可将此类物料列为可选配件），采购跟进有关客供物料供货商及时交货并交PMC仓库进行收货确认，以配合生产出货。

5.6

5.6.1 采购部根据PMC提供的《物料需求单》制定内部《采购计划与物料跟催表》，经采购部主管经理审批后，于ERP中 相应的采购单（或由采购底稿抛转，也可于采购作业中取来源单生成）（主要是价格，供应商，交货日期，相关备注）经采购经理批准后FAX或E-MAIL给供应商，并进行交货跟踪。

供应商由采购部按《供应商管理规定》进行评价、选择与管理，并切实维护ERP之供应商信息及供应商商品价格信息，原辅料价格按《价格管理规定》进行询价、议价、比价和定价。行政、办公等用品的采购按《行政用品采购管理规定》执行。仪器、设备的采购按《仪器设备采购管理规定》执行。（询价单是否于系统内 ？）

非订单方式请购物料，各部门提出请购单（ERP中统一由物控建立）核准后采购在ERP系统中开采购单并取请购单，采购单经核准后依规定进行物料采购动作。

5.7 仓库收料

仓库仓管员接到供应商送货单后核对供应商所送货物与《送货单》、《采购单》所写采购单号，货物，数量是否一致，若有差异应及时在《送货单》上填上实收数据，签名盖章交送货人回单，点收无误后由仓管员于ERP系统录入《收料单》并发送消息通知仓库组长审核，仓库组长审核《收料单后》后发送消息通知品质部IQC检验来料。

IQC按来料检验标准检查货物，IQC检验完成后，对检验合格物料于ERP系统录入《验收单》，对检验不合格物料于ERP系统录入《验收退回》单。《验收单》、《验收退回》录入后由品质部经理审核。对于《验收单》审核后需打印并分发至PMC、仓库及财务部门。

物料验收退回后，若需要特采物料，则需重新走收料、验收流程，并且在《验收单》的“性质”属性选择“特采”。

5.8 采购发票

外购入库后，采购人员依据供应商提供的采购发票（若为定金则开立预收发票），在ERP收付系统采购发票（预收发票）作业中建立相应发票，将发票与相应的进货单据进行关联，并传送给财务主管审核，并根据采购发票成立应付账款，以便后续对应付账款作账务处理。可处理蓝字发票和红字（退货单）发票。

5.9 生产/委外计划控制

PMC根据《订单》，物料库存状况，物料采购回料日期，现有生产状况，技术资料和设备、工具、夹具、治具状况，产品工时定额编排生产《＿排产表》（ERP系统则做物料需求分析，因目前未用ERP工艺模块，需借助手工排产，物料需要分析之工单发放做参考），并将《＿排产表》及时发放到各生产车间、品质部、采购部、仓库、营销部、技术部。

《＿排产表》确定后，PMC须在8小时内将工单打印交生产相关部门，并提前两天以上（急插单除外）发出《工单》（含表身，原生产投料单）给仓库及各生产车间，《工单》（表头）发放到品质部

5.10 生产领料

根据生管的排产，仓库以PMC下发之《工单》（含表身）为依据进行备料，生产部门依据工单到仓库备料区领取正确物料，仓库按单发料，一次性发放完成的领料单的实发数量栏填写“全发”并签注日期，如果分批发料则在实发数量栏后填写实发数量，双方共同点算确认签字，并交由仓库文员录入ERP系统的领料单中并审核。《领料单》经仓库、生产车间、PMC签名后分发保存.（注仓管员依据实发量规范填写于物料管制卡上，并备注上单据号。

5.11 生产退料

5.11.1 实物退料生产中若有发现不良或生产余料退料，由生产物料员开出退料单，（注意选择仓别原料来料不良时选择来料不良仓，人为不良退货时选择不良仓，经品管确认后，交由仓管员确认实物后双方确认签名，各自取回相关单据，余下各联单由仓管员送交仓库文员进行ERP审核入帐。

5.11.2 帐面转单如果多发的部分（如布类），由生产部物料员开立退料单（在备注栏注明转帐），仓管员签名确认后，交由仓库文员录入ERP退料单打印并在ERP系统中审核，找到其它工单中的相同料号物料，开出领料单（注明此料已在车间，此单为转帐，见退料单）。

5.12 生产移转

各生产车间的物料，半成品、成品如有需要，可互相转接（例如工单间物料挪用，以及工序移转），无需将实物送入仓库，填写《车间物料转接单》. 转接时，此物品必需已通过了品质部的检验，《车间物料转接单》由两车间物料人员签名及转出车间OQC，生产主管确认签名后，并交PMC、仓库各一份，由仓库文员1小时内录入ERP做相应出入账。

5.13 委外领、退、入库

5.13.1 委外送料当生管下达委外计划后，物控打印委外单交委外负责人（目前采购部负责跟进外协加工之生产进度及数量），议定加工费并安排备料及相应模具，仓管员准备完成后，交到仓库文员于ERP系统中录入并打印委外送料单，经主管审核，厂商到厂后，依委外送料单的数量清点数量，无误后，双方在委外送料单上签名盖章，其中一联交委外供应商，一联交财务、一联交仓库。

若委外材料是从供货厂商是直接送往委外厂商时，则是通知供货厂商直接送货到委外厂商，并FAX回传送货单到到采购部门，采购部门回签送货单并交仓库补办材料入库手续，仓管员交仓库文员于ERP系统收料单录入相应数据并虚拟走完IQC验收流程（因委外厂商直接送料部分无法检验），审核完验收单后仓库文员依据收料单于ERP中相应做委外送料单，并交委外厂商确认盖章签回，其中一联交委外供应商，一联交财务、一联交仓库。

5.13.2 委外退料委外商退来料不良时，给品管检验确认后，仓管员签名确认物料及数量后退到来料不良品仓，并将厂商退料单交仓库文员于ERP系统中开具委外退料单并审核入帐。

5.13.3 委外入库接委外厂商的送货单后，仓管员依委外单进行点数确认，并交品管检验，品管检验OK后，将其中一联交仓库文员以委外进货单审核入库，并打印将其中一联交供应商，一联交财务，一联交仓库。

5.14 补料

5.14.1 生产欠料补料PMC根据生产计划，督促采购部有组织追踪物料，确保物料供应及时有序. 生产车间针对工单生产物料领用状况及《＿排产表》，对欠料部分，须填写《生产欠料表》交PMC，PMC与采购部或供应商沟通后及时在《生产欠料表》填写回料日期并反馈至生产车间、仓库与生产主管，料到后则由仓库文员于ERP系统领料单（需取来源工单）录入并由PMC主管审核后交仓管员及生产部会签进行实物收发动作。

5.14.2 来料不良退料补料对于生产过程中属来料不良的物料，生产部门独立填写《退料单》并注明退料原因如来料不良打印退料单，由PMC、生产主管及品质部批示后交仓库签收，凭此退料单填写 领（补）料单 并连同 《退料单》 一同交PMC 核签、主管审核后交仓管员进行一退一领实物交换动作，仓管员将退领单转交给ERP文员进行ERP系统退料单领料单录入及审核确认，并打印相应有退/领料单后交仓管员及生产部门双方签名确认。

5.14.3 非来料不良（超耗）补料因生产损坏等不属于来料原因要求补料时，须填写《补料单》，并应详细列明要求补料之原因（如生产不良、设计更改坏、设计不良坏），对于属设计更改坏、设计不良坏的，在写明退料原因后，由PMC、生产主管及技术部批示后交仓库签收，凭此退料单填写领（补）料单 并连同 《退料单》 一同交PMC 核签，经 PMC 批准后交仓管员进行领料。补料单必须经PMC主管签名后，仓管员签名发料，并交由仓库文员于ERP系统中录入及审核入帐（领料单表头取”超耗补领料”）。所有补料必须 100% 退回坏料，若不能 100% 退回坏料，生产车间须书面解释，相关部门提交改善报告。

5.15 生产入库

半成品/成品入库时，所有产品必须经品质部OQC检验，检验OK后交PMC签名，标示清楚，规格、包装均确认无误后，生产车间凭会签合格的《送检单》交由仓管清点数量后入库，并由仓库文员于ERP系统中录入生产入库单并交PMC审核，并打印入库单交仓管员及生产部门确认签收，把其它各联分发给其它相关部门（含财务）。

5.16 订单出货

业务员根据订单未出明细表转成EXCEL格式，产生出货计划，打印出给业务主管、PMC主管审核。

业务员根据出货计划在确认生产已经完成（品管已经检验完）并在约定的付款条件得到有效执行后业务员做手工发货通知单（一式四份）交营销部经理审核后，再给财务二次审核，财务审核后返回三联给营销，营销将财务审核过的发货通知单递交给PMC（营销留底一份）。

PMC根据发货通知单安排仓库发货。仓库收到发货通知单后，根据发货通知单发货，并于ERP中录入《销货单》会签PMC、营销业务员，《销货单》签名确认后提交财务审核。

5.17 销售发票管理

订单销货后，销售业务员依据原销货单于ERP系统收付系统销售发票作业中建立相应的销售发票（若为定金则为预开发票），并传送给财务主管审核，并根据销售发票成立应收账款，以便后续对应收账款作账务处理。可处理蓝字发票和红字（销退单）发票。

5.18 存货管理

存货盘点PMC及财务共同协商建立盘点制度，依库别或循环盘点码进行盘点计划拟定（仓库确定盘点前所有物流单据正确），盘点计划经总经理审核下发各相关部门，依据盘点计划做好物料的截止收发动作，并于ERP存货管理《盘点向导》核对盘点清单后打印出（不含实盘数）并交盘点召集总负责人，总负责人于盘点动员会后分发各盘点计划指定之小组负责人.盘点完成后，仓库文员依据最终确定之实盘数录入ERP盘点单，仓库书面罗列盘点差异分析报告交财务。财务人员据实填上单价并统计出金额会同盘点清单及差异分析报告交总经理审核，财务根据总经理审核结果据实审核ERP系统盘点单（审核自动生成盈亏调整单）并打印盘盈亏报表留存。

PMC于ERP存货管理将库存呆滞分析，收发存汇总分析）等分析报表转为excel档，会同财务，采购分析并加以控制处理，并拟定相关预防措施.库存报废作业按物料报废流程经财务及总经理审核批准方可于ERP系统录入并审核报废单。

5.19 生产成本

每月月底物流单据全部审核核对完毕以及盘点作业更新完成后，财务人员于ERP存货模块进行进销存的成本计价作业（目前系统计价方式为为月加权平均），再于生产成本模块中设定好人工制费科目，手工录入相应人工制费额（或直接取相应科目会计余额），再进行生产成本计算，系统自动根据BOM展开计算出各工单、委外单当月的材料、人工、制费、委外等成本。

5.20 应收帐款

由营销取销货单并做成销售发票，财务审核，建立应收帐款（当出货数量与签回单数量有差异时，相关部门查实原因，财务以实际签回数量为准）。

实际退货时，由营销取销货单并做成红字销售发票（自作自审），建立应收帐款（当出货数量与签回单数量有差异时，相关部门查实原因，财务以实际签回数量为准）。

当财务接到电汇、现金、支票时建立收款单，冲应收帐款。

5.21 应付帐款

财务接收到验收单、委外进货单时在3天内开立采购发票，并建立应付帐款。

财务接收到退货单、委外退货单时在3天内开立红字采购发票，并建立应付帐款。

财务接收供应商对帐单（附验收单、退货单、发票、采购单）经采购确认签名后交财务，再转交总经理核准，转回出纳，待出纳付款完成后到ERP系统里录入付款单经主管审核后冲销应付帐款，用会计凭证的应收应付转帐自动分录到会计凭证中。

5.22 总账

5.22.1 月底进销存，生管，收付款单据凭证抛转检查上月上述资料无误后，必须设定好会计自动分录科目模板，选择期间内需抛转的单据生产新凭证，系统抛转后的凭证自动审核过账。

5.22.2 日常费用要手工录入凭证（系统无报销单功能），经主管审核后记帐。

5.22.3 根据需要编制资产负责表/损益表/现金流量表。

某企业erp系统设计报告 某科技公司erp作业指导书